1. ¿Cuál es el objetivo de su base de datos?
El primer paso para el diseño de cualquier base de datos es determinar cómo y para qué se utilizará. ¿Cuál es el propósito de la base de datos? ¿Qué información debe tener? ¿Qué información desea generar?
La base de datos Contact Management analizada en Access 2002 (XP), se utiliza para mantener una libreta de direcciones con los nombres, direcciones y números telefónicos de sus contactos. La base de datos le permite agruparlos en diferentes categorías, por ejemplo, familiares o amigos.
2. ¿Que tablas necesita?
Antes de crear tablas en Access XP, desarrolle un esquema, realice un bosquejo de sus ideas y revise su diseño sobre el papel. Hable con las personas que utilizarán la base de datos y comprenda sus necesidades. Conozca las preguntas que deberá contestar la base de datos. Cada tabla en la base de datos debe tener información sobre un solo tema (por ejemplo, dirección del cliente). Esta información debe ser independiente de la información contenida en otras tablas (por ejemplo, pedidos de clientes). Los datos no se deben duplicar en otras tablas (por ejemplo, defina la dirección de un cliente solamente en una tabla). Cuando seleccione las tablas que incluirá en la base de datos, recuerde lo siguiente: 1) elimine las posibles entradas duplicadas, 2) no modifique la misma información varias veces en distintas tablas y 3) tenga en cuenta que deberá poder eliminar un registro de una tabla (por ejemplo, el pedido de un cliente) y conservar la información en otra tabla (por ejemplo, dirección y número telefónico del cliente).
La base de datos Contact Management utilizada en el curso Access 2002 (XP) estudia tres tablas principales: Contacts, Contact Types y Calls.
3. ¿Que campos necesita?
Cada tabla de la base de datos tiene información sobre un tema específico. Los campos en la tabla solamente tienen cierta información o hechos sobre el tema de esa tabla. Nunca debería haber campos duplicados en una tabla.
La base de datos Contact Management tiene varios campos en cada una de las tres tablas principales, entre ellos:
La tabla Contacts tiene información sobre el contacto, por ejemplo los campos: name, address, city, state, zip code y phone number.
La tabla Contact Types tiene un campo que define la relación entre usted y el contacto.
La tabla Calls tiene varios campos que definen la fecha, hora, tema y notas que corresponden a una llamada.
4. ¿Cuál o cuáles son las claves principales en cada tabla?
A modo de repaso, digamos que su base de datos consistirá en tablas y campos. Microsoft Access necesita una forma de conectar la información almacenada en las diferentes tablas -por ejemplo, la tabla Calls con la tabla Contacts. Para que esto se realice, hay que definir una clave principal en cada tabla, que puede ser uno o más campos que identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Sin la clave principal, su base de datos está expuesta a duplicar registros que darían como resultado información no confiable y posiblemente una base de datos inútil.
Las siguientes claves principales están definidas en cada una de las tablas de la base de datos Contact Management:
ContactID es la clave principal de la tabla Contacts.
ContactTypeID es la clave principal de la tabla Contact Types.
CallID es la clave principal de la tabla Calls.
5. ¿Cómo se relacionan las tablas?
Una base de datos que tiene varias tablas -cada una identificada por una clave principal y campos con información- le dirá muy poco a menos que las tablas estén relacionadas de alguna manera. La tabla Contact Types, por ejemplo, puede tener los siguientes registros: Family, Friend, Company, Recruiter y Network. En sí misma, esta información puede o no ser valiosa para usted. Esta información -y su relación- resulta útil recién cuando usted relaciona esta tabla con la tabla Contacts, permitiendo de ese modo asociar un nombre específico como perteneciente a un familiar (Family).
Una vez definidas las tablas de la base de datos, Microsoft Access proporciona una manera para permitirle establecer relaciones entre las distintas tablas. Se pueden definir dos tipos principales de relaciones:
Relación uno a uno: es cuando un registro en la tabla principal tiene otro de correspondencia simple en la tabla relacionada. Por ejemplo, la tabla Contacts que mantiene direcciones y números telefónicos en la base de datos Contact Management está relacionada con la tabla Contact Types (Family, Friend, Relative, etc.) en una relación de uno a uno, lo que significa que cualquier contacto puede tener un solo tipo de contacto asociado a él.
6. ¿Es el diseño que corresponde?
Una vez que haya diseñado todas las tablas y los campos, y definido las relaciones entre aquellas, le aconsejamos que ingrese información de ejemplo para probar la base de datos y asegurarse de que esté funcionando correctamente. Este paso se practica en la base de datos Contact Management durante todo el curso de Access 2002 (XP). Después de haber ingresado información, cree algunas consultas para ver si la respuesta obtenida es lo que usted esperaba. Cree algunos informes de ejemplo para asegurarse de que los resultados sean también los deseados. Realice las correcciones necesarias al diseño de la base de datos en esta etapa y antes de ingresar sus registros personales. En caso de que surjan problemas, corrija el diseño.
7. ¿Qué otros objetos de la base de datos son necesarios?
Cuando esté seguro de que la base de datos funciona de la manera deseada, continúe y agregue todos los registros en todas las tablas de su base de datos. Determine las consultas que desea efectuar. Establezca los informes que desea generar. ¿Qué formularios se pueden crear para simplificar el ingreso o el análisis de datos? Continúe y créelos o termínelos. El curso de Microsoft Access 2002 (XP) que ofrece GCFLearnFree.org® brinda una base sólida con la que podrá aprender a realizar esta tarea.
